任何工作都會伴隨著一定的人力、物力的消耗，舉辦會議公司如此，隨著會議節(jié)奏的日益緊密，如何降低會議預(yù)算，提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一。
一、時間就是金錢
如果會議日期的安排具備一定的靈活性，那么十有八九能為你節(jié)約費用。考慮好每周和每年中酒店業(yè)務(wù)的高峰和低谷時期，將酒店需要“疲于應(yīng)付”的高峰時期找出來。
二、坦誠溝通
要了解對你的會議來說哪些是最重要的，列出輕重緩急。在你的需求建議書中，明確、直接地告知對方你認為最重要的條件，將此條件作為競標的內(nèi)容之一。
“如果某供應(yīng)商很長時間才作出回復(fù)或者表示無法和你合作，你要繼續(xù)和它溝通。他們需要先了解你的公司背景，然后才和你做這筆生意。”邁斯特說。
三、尋找價值點
在經(jīng)濟疲軟時期，會議數(shù)量銳減，取消會議的情況經(jīng)常發(fā)生，這個時候要尋找酒店的優(yōu)惠條件。不要害怕詢問對方能夠提供什么優(yōu)惠條件。“還有你的銷售代表不必一定要讓對方答應(yīng)所有條件，因為這些條件通常只是公司層面一廂情愿的想法。”
四、仔細觀察會議滿意度
用顯微鏡來觀察會議吧，注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗感“加分”的細節(jié)支出。幾位參會者注意到只是讓大家不使用瓶裝水就能節(jié)省一筆費用。在一
次為期三天的會議中，一位協(xié)會的會議策劃者引以為豪地說，取消瓶裝水供應(yīng)為他節(jié)省了67,000美元。還有一個策略：通過提升優(yōu)勝者的住宿級別或者在會后
增加旅行激勵獎的方法，將績效獎和會議預(yù)算結(jié)合在一起.
五、選擇會議地點要有目的性
會議地點和安排的活動要與公司要實現(xiàn)的目標相匹配。一個高層管理者的舒心健體活動比傳統(tǒng)的度假旅游效果要好，而生態(tài)旅游和志愿者活動正在成為大家的期望所
在。“但是人們再也不想造自行車了，”邁斯特說。“造自行車”指的是那些局限于酒店會議廳的活動。她說參會者喜歡融入他們所參觀的地方。密切關(guān)注匯率是另
一個有目的地選擇會議地點的方法。邁斯特提醒說，很有具有異國風情的目的地，比如南美、非洲和亞洲，經(jīng)濟實惠，性價比之高出人意料。
六、按需采購
在談判條件時，一些消費品，如會間咖啡和酒吧消費，要按人次計算。一位參會者指出，如果你真的吃剩下了，要記住這些剩余的東西都是你的。他要求將早餐剩余
的食物在上午會間休息時使用，而剩余的甜品則用于晚上的宴會。還有一個小竅門：酒店一般都有儲存道具的房間，問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加
生氣的東西，或許你能廉價或免費使用這些道具。
七、重視距離問題
國內(nèi)新建酒店和飯店陸續(xù)開業(yè)的很多，它們足以讓您的會議參與者和獎勵旅游參與者滿意而歸。就近選擇避免因倒時差而帶來的不適，還能讓國內(nèi)經(jīng)濟活起來，邁斯特說道。
八、嘗試打包方案
邁斯特注意到“今年推出全服務(wù)打包價格的酒店增加了很多，這種方式讓客戶能夠預(yù)見要花的費用。”聽眾中有一位會議策劃者提醒大家說，有一點很重要，就是要知道哪些服務(wù)是包含在打包方案里的，哪些服務(wù)是不包含的，為此你自己要親自去考察酒店。
九、重視郵輪會議
郵輪會議和全服務(wù)打包酒店的預(yù)算控制方法類似。如果使用美元支付，郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受，這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了。
十、匯率保障
提前支付國際會議的保證金能確保預(yù)算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響。“我們的國際供應(yīng)商一直樂意將匯率固定，而我也樂意接受。”邁斯特說道。
