為何有必要制訂展覽招展應(yīng)急預(yù)案

　　1．招展可能失敗的因素
　　招展工作并不是一帆風(fēng)順的，經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響、市場發(fā)展變化、天災(zāi)人禍等情況都有可能影響招展工作的順利進(jìn)行，并且，這些風(fēng)險的發(fā)生且具相當(dāng)程度的不確定性和無法預(yù)見性。因此，招展工作與其他工作一樣，存在一定風(fēng)險。如能事先做好應(yīng)對招展風(fēng)險的準(zhǔn)備，分析風(fēng)險對招展工作影響的具體原因，制定應(yīng)急處置預(yù)案，從而采取切實(shí)的組織措施，就能有效降低風(fēng)險對展覽展館的影響。
　　2．展覽應(yīng)急預(yù)案的制訂
　　應(yīng)急預(yù)案是在深人對導(dǎo)致招展失敗的不同因素進(jìn)行分析后，通過對當(dāng)時環(huán)境的有效評估并制訂的解決方案。招展應(yīng)急預(yù)案有以下幾方面內(nèi)容：
　?。?）針對突發(fā)事件因素
　　在相關(guān)展覽招展協(xié)議、合同等文件中增設(shè)“不可抗力”的條款。
　　為目標(biāo)參展商購買相關(guān)的保險。
　　2003年“非典”疫情是極其嚴(yán)重的天災(zāi)人禍，展覽業(yè)無疑受到了很大影響，針對這種情況，我國大多數(shù)的展館組織機(jī)構(gòu)都選取了停辦或延期舉辦的決定，對招展過程中已發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系的參展商進(jìn)行了事后補(bǔ)償，有效地控制了危機(jī)惡化所帶給展覽組織者經(jīng)濟(jì)和信譽(yù)的損失。
　?。?）針對社會環(huán)境因素
　　展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)隨時關(guān)注社會政治方面的形勢和動態(tài)，從思想上保持必要的應(yīng)急準(zhǔn)備。如何在第一時間針對可能出現(xiàn)的危機(jī)可能性進(jìn)行分析評估；
　?。?）針對展覽自身因素
　　展覽組織機(jī)構(gòu)要特別關(guān)注目標(biāo)參展商針對展覽的信息反饋，及時排除招展隱患，化解可能惡化的危機(jī)因素。加強(qiáng)對展覽項目可行性分析的再研究，找出不確定原因，提前進(jìn)行預(yù)防，如對展館面積的租訂要適當(dāng)，并爭取留有余地等。一旦展覽招展出現(xiàn)難以挽回的情況，要盡早進(jìn)行展覽的項目轉(zhuǎn)移處理，如與其他類似的展覽合并等。